Heiz- und Betriebskostenabrechnung

Aufgrund der stark gestiegenen Nebenkosten haben sich die Heiz- und Nebenkosten zwischenzeitlich zu einer zweiten Miete entwickelt, die einen beachtlichen Teil der monatlichen Zahlungen in Anspruch nimmt. Welche Betriebskosten im Übrigen auf den Mieter umgelegt werden dürfen, ist nunmehr in der Betriebskostenverordnung festgelegt. Die Verordnung ist am 01.01.2004 in Kraft getreten und hat die Anlage III zu § 27 der zweiten Berechnungsverordnung ersetzt, die zur Orientierung nachfolgend wiedergegeben wird.

Verordnung über die Aufstellung von Betriebskosten (Betriebskostenverordnung - BetrKV)

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Welche Fristen sind für die Abrechnung zu beachten?

Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Ist das Kalenderjahr Abrechnungsjahr kann eine Zustellung der Abrechnung am 31.12. unter Umständen verspätet sein, jedenfalls wenn z.B. der Einwurf in den Briefkasten des Mieters erst nach der üblichen Postzustellung etwa nach 18.00 Uhr erfolgt.

Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Der Vermieter ist zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet. Eine zum Nachteil des Mieters abweichende Vereinbarung ist unwirksam.

Mit dieser seit dem 01.09.2001 geltenden Regelung wurde ein jahrzehntelang andauernder Meinungsstreit hinsichtlich der Verwirkung beendet. Bis zum 01.09.2001 hatte die überwiegende Mehrheit die Auffassung vertreten, dass der Vermieter nach Ablauf von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraumes nach Treu und Glauben mit der Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen war. Hierzu wurde auf das Rechtsinstitut der Verwirkung abgestellt.

Muss ich Einwendungen rechtzeitig geltend machen?

Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.

Wann tritt Verjährung ein?

Die Ausschlussfrist ist von der Verjährungsfrage zu trennen. Hat der Vermieter fristgemäß Abrechnung erteilt, unterliegt der Nachforderungsanspruch der allgemeinen Verjährung (3 Jahre).

Was passiert, wenn der Vermieter überhaupt nicht abrechnet?

Es ist zunächst zu unterscheiden, ob das Mietverhältnis ungekündigt weiter besteht, oder das Mietverhältnis in der Zwischenzeit gekündigt wurde. Hat der Vermieter nicht innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraumes oder sogar jahrelang nicht abgerechnet, kann das unangehme Folgen haben.

  • Beendetes Mietverhältnis

Ist das Mietverhältnis zwischenzeitlich beendet worden, kann der Mieter seine gesamten Vorauszahlungen zurückfordern (BGH Urteil vom 09.03.2005 VIII ZR 57/04).

Der Vermieter kann zwar nachträglich abrechnen und die auf die Wohnung des Mieters entfallenen Betriebskosten geltend machen. Er ist nunmehr gezwungen eine schlüssige, nachvollziehbare und fällige Nebenkostenabrechnung vorzulegen. Kommt der Vermieter dieser Verpflichtung nicht nach, läuft er Gefahr, zu einer vollständigen Rückzahlung der erhaltenen Nebenkostenvorauszahlungen verurteilt zu werden.

  • Fortbestehendes Mietverhältnis

Besteht das Mietverhältnis fort, kann der Mieter den Vermieter dagegen nicht auf Rückzahlung sämtlicher Vorauszahlungen in Anspruch nehmen.

Der Bundesgerichtshof hat in seinem Urteil vom 19.03.2006 VIII ZR 191/05 vielmehr darauf abgestellt, dass der Mieter allein dadurch hinreichend geschützt werden kann, dass er bis zur ordnungsgemäßen Abrechnung ein Zurückbehaltungsrecht hinsichtlich aller laufenden Nebenkostenvorauszahlungen hat.

Das Zurückbehaltungsrecht schließt einen Verzug des Mieters aus. Erhebt der Vermieter dennoch Klage, muss der Mieter den Anspruch Zug um Zug gegen Erteilung einer ordnungsgemäßen Abrechnung anerkennen. Der Vermieter wird die Kosten des Verfahrens zu tragen haben, einen durchsetzbaren Zahlungsanspruch erhält er erst, wenn er durch öffentliche Urkunde nachweist, Abrechnung erteilt zu haben. Soweit sollte es ein Vermieter nicht kommen lassen; er muss vor gerichtlicher Geltendmachung seiner eigenen Ansprüche die Nebenkosten abrechnen.

Kann ich bei zu niedrig angesetzten Nebenkosten Schadensersatz geltend machen?

Der Mieter kann bei Abschluss des Mietvertrages die Nebenkosten nicht überblicken, er ist auf die Angaben des Vermieters angewiesen. Sind die Angaben zu niedrig (Lockvogelangebot) ergibt sich im Anschluss an die erste Jahresabrechnung eine unangenehme Überraschung. Der Mieter soll eine hohe Nachzahlung leisten, obwohl er davon ausgegangen war, dass die Angaben des Vermieters zumindest ungefähr zutreffend waren. Auf dieser Grundlage wurde immerhin der Mietvertrag abgeschlossen. Der Mieter könnte einwenden, dass er bei Kenntnis der wahren Nebenkosten, den Mietvertrag nicht abgeschlossen oder sich möglicherweise für ein anderes Mietobjekt entschieden hätte.

In juristischer Hinsicht bestanden in der Vergangenheit begründete Ansatzpunkte, den Vermieter auf Schadensersatz in Anspruch zu nehmen. Der Bundesgerichtshof hat in diesem Ansatz in einem Urteil vom 11.02.2004 VII ZR 195/03. WuM 2004, 201 eine Absage erteilt und hat ausgeführt, dass der Vermieter dem Mieter auf eine zu knapp bemessene Vorauszahlung die Möglichkeit einer unter Umständen auch erheblichen Nachzahlung nicht hinweisen muss. Wenn keine besonderen Umstände hinzutreten, kann der Mieter nicht darauf vertrauen, dass die Vorschüsse kostendeckend sind; es wird voraussichtlich schwer fallen, dem Vermieter "besondere Umstände" vorzuhalten und sogar zu beweisen.

Sind Kosten für die Pflege des Gartens umlagefähig?

Immer wieder ging es bei Nebenkostenabrechnungen um die Frage, ob und inwieweit die Kosten für die Pflege der Gartenfläche auf die Mieter umgelegt werden konnten. Der Bundesgerichtshof hat in seinem Urteil vom 26.05.2004 (VIII ZR 135/03 WuM 2004, 399 entschieden, das eine gepflegte Gartenfläche die Wohn- und Lebensqualität betont. Sind die Kosten der Gartenpflege in dem Mietvertrag erwähnt, können diese Kosten umgelegt und abgerechnet werden. Eine andere Beurteilung ergibt sich nur für den Fall, dass die Flächen allein dem Vermieter oder anderen Mietern zur alleinigen Nutzung überlassen worden sind. Derartige Kosten dürfen auf die übrigen Mieter nicht umgelegt werden.

Sind Kosten für Dachrinnenreinigung umlagefähig?

Der Bundesgerichtshof hat in seinem Urteil vom 07.04.2004 (WuM 2004, 290) entschieden, dass diese Kosten grundsätzlich umlegbar sind. Die Kosten fallen unter "sonstige Betriebskosten". Voraussetzung ist allerdings, dass die Kosten mit gewisser Regelmäßigkeit tatsächlich anfallen. Kosten einer eingetretenen Verstopfung zählen hierzu nicht. Voraussetzung ist allerdings, dass die Kosten im Mietvertrag ausdrücklich bei dem umlagefähigen Betriebskosten genannt werden.

Muss ich mich als Mieter einer Erdgeschosswohnung an den Kosten für den Fahrstuhl beteiligen, wenn ich den Fahrstuhl nicht nutzte?

Heftig umstritten war die Frage, ob die regelmäßig intensiven Fahrstuhlkosten auf die Mieter umgelegt werden können, die nur im Erdgeschoss wohnen und deshalb naturgemäß den Fahrstuhl nicht in Anspruch nehmen. Der Bundesgerichtshof hat in seinem Urteil vom 20.09.2006, VII R 103/06 entschieden, dass der Vermieter die Kosten auch auf die im Erdgeschoss wohnhaften Mieter umlegen kann, selbst dann, wenn es weder Keller- noch Bodenräume gibt.

Muss der Vermieter Hausmeisterkosten in der Betriebskostenabrechnung konkretisieren

Der Vermieter muss  die Kosten der umlagefähigen Hausmeistertätigkeit einerseits und die nicht umlagefähigen Tätigkeiten andererseits nachvollziehbar aufschlüsseln.

Zu den umlagefähigen Hausmeisterkosten gehören die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer dem Hausmeister für seine Arbeit gewährt, außer Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, die nicht umlagefähig sind.

Der Vermieter muss den tatsächlichen Zeitaufwand des Hausmeisters für die jeweiligen Arbeiten angeben. Die Leistungsbeschreibung im Vertrag des Vermieters mit dem Hausmeister ist lediglich ein Indiz für den Umfang der nicht umlagefähigen Kosten. Nimmt der Vermieter bei den Hausmeisterkosten nur einen pauschalen Abzug für nicht umlagefähige Kosten vor, ist das nicht ausreichend.

Ist der Vermieter verpflichtet, Kopien der Belege zu übersenden?

Der Bundesgerichtshof hat in seinem Urteil vom 08.03.2006 (VIII ZR 78/05) ausgeführt, dass der Mieter keinen Anspruch auf Übersendung von Belegkopien hat, der Mieter ist somit darauf angewiesen, sich in das Büro des Vermieters zu begeben. Nur wenn eine Belegeinsicht bei dem Vermieter unzumutbar ist (weite Entfernung) kommt eine Ausnahme in Betracht.

Ist es zulässig, die Kosten für die Reinigung eines Öltanks auf den Mieter ist umzulegen?

Vermieter von Wohnraum dürfen die Kosten für die Reinigung eines Öltanks auf den Mieter umlegen. Diese Kosten, die meist nur im Abstand von mehreren Jahren anfallen, müssen nicht auf mehrere Abrechnungsperioden aufgeteilt werden. Sie können grundsätzlich in dem Abrechnungszeitraum umgelegt werden, in dem sie entstehen. Das hat der Bundesgerichtshof in seinem Urteil vom 11.11.2009 (Geschäftszeichen ZR 221/08) bestätigt.

Diese Kosten stellen umlagefähige Betriebskosten dar, denn nach § 2 Nr. 4 a) BetrKV sind als Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage ausdrücklich die Kosten der Reinigung der Anlage, wozu auch der Brennstofftank gehört, aufgeführt. Die von Zeit zu Zeit erforderlich werdende Reinigung des Öltanks dient nicht der Vorbeugung oder der Beseitigung von Mängeln an der Substanz der Heizungsanlage, sondern der Aufrechterhaltung ihrer Funktionsfähigkeit, es handelt sich also nicht um vom Vermieter zu tragende Instandhaltungsmaßnahmen.

Der Vermieter ist auch nicht verpflichtet, die jeweils nur im Abstand von mehreren Jahren anfallenden Tankreinigungskosten auf mehrere Abrechnungsperioden aufzuteilen. Sie dürfen vielmehr - ebenso wie etwa die im vierjährigen Turnus entstehenden Kosten der Überprüfung einer Elektroanlage - grundsätzlich in dem Abrechnungszeitraum umgelegt werden, in dem sie entstehen.